Lunes 27.02.2017
Actualizado hace 10min.

La gestión de proyectos en una PYME

Por Alejandro J. Román El proyectos en sí , fuese cual fuese la organización que lo demande. Sea privada o pública, reclama cada vez con mayor frecuencia para si una gestión profesionalizada de proyectos. Podemos decir con autoridad

COMPARTÍ ESTA NOTA

Por Alejandro J. Román El proyectos en sí , fuese cual fuese la organización que lo demande. Sea privada o pública, reclama cada vez con mayor frecuencia para si una gestión profesionalizada de proyectos. Podemos decir con autoridad quienes profesamos la dirección de proyectos, que esta profesionalización está extendida en un grado razonablemente en toda gran corporación. Aunque no sería sorpresa que esta necesidad no esté satisfecha en las Pymes. Puntualmente por la escasez en dichos ámbitos de los recursos necesarios para llevar a cabo una gestión de proyectos según el portfolio de proyectos-servicios vigente y quizás con más frecuencia la ignorancia o desconocimiento de dicha metodología. Disponer del conocimiento avanzado en la dirección de proyectos es hoy vital y hasta diría crítico en la organización, independientemente del tamaño de la organización. En un escenario de fuerte incertidumbre, me atrevo a decir que la Pyme no es la excepción y en ello las mismas deben prestar atención. A saber: necesidad de innovar, mejoras y procesos continuos, hacen que hagamos una pausa y nos detengamos a analizar en detalle, cuál sería la mejor manera de optimizar recursos a los efectos de atender las necesidades del negocio. O en actitud colaborativa con otras organizaciones similares o por qué no diferentes. Es muy común que en la cadena de valor, las empresas que tienen una alto grado de exigencia en el cumplimiento de políticas y estándares les exijan a sus proveedores o Pymes cierto compromiso o certificación en dichas normas (Calidad, Project Management, Gestión, ETC.). La disciplina del Project Management ha tomado un auge preponderante cada vez mayor en estos últimos años. Si bien su traducción literal es la de "Administración de proyectos”, el alcance y su proyección actual sobrepasa lo inicialmente concebido como tal. La gestión tradicional de proyectos ha sido imperativa en la construcción y en la ingeniería pioneras en la profesionalización de la misma. Sin embargo en nuestros días cuando las empresas van mutando de una producción masiva y uniforme a una producción para satisfacer una necesidad específica para cada cliente. Prácticamente todas las empresas se están renovando y las PYMES no son la excepción. Las empresas que buscan mantenerse rentables, no digamos crecer, necesitan llevar a cabo este cambio de aire renovador a su esquema de procesos. Y un buen camino es incursionar en una nueva manera de transformase y gestionarse, re-ingeniería de procesos, de certificación bajo estándares (ISO). Adquisición e implantación de nuevas tecnologías. Como profesional PMP fui y soy hijo de las corporaciones, sin embargo la vida me llevo a re-inventarme como profesional al punto de empezar de cero respecto a la gestión. Y hace poco tiempo relativamente me vi enfrentado a la necesidad de estar gestionando un pequeño proyecto en una PYME. Asumiendo el rol de consultor y director de proyectos en dicha organización. Fue cuando vivencie la experiencia de cerca, de escuchar a uno de mis interlocutores decirme la remanida frase: "Nosotros somos pequeños, no necesitamos eso”, refiriéndose a utilizar los avances en informática a identificar los roles y funciones dentro de la organización y de que manera estos juegan un papel sustantivo en los procesos organizativos. A realizar una gestión de proyectos profesionalizada como PMP. Una Pyme necesita de las mismas herramientas de gestión y operación que cualquier empresa, por supuesto adaptada a su tamaño pero si o si en todo caso formalizada de algún modo. Es esencial para cualquier organización plantearse el "Cambio", gestionar el mismo, en especial tener en cuenta las necesidades de los involucrados (léase interesados o Stakeholder), difícil a veces por la naturaleza propia de la Pyme con sus objetivos "cortoplacistas" y la idea de vivir al día. Introducir cambios en este tipo de organización resulta a veces y porque no en la mayoría de las veces difícil de digerir e implementar. Mi propuesta para la Pyme es introducir pequeños cambios visibles en lo inmediato, siempre desde la perspectiva integradora del cliente y de la rentabilidad de su negocio. Al desarrollar y aplicar conocimientos en la dirección de proyectos se debe tener algo en cuenta casi obvio pero esencial: un proyecto es un esfuerzo en el tiempo para crear un determinado producto servicio o resultado único. El Project Management Institute (PMI) define las siguientes áreas de conocimiento en la dirección de proyectos. Gestión integradora del proyecto, del Alcance, del Calendario, de los Costos, de la Calidad, de los Recursos Humanos, de la Comunicación, de los Riesgos, de las Compras. El PMI es en si la fuente de referencia que recomendamos para adentrarse en el conocimiento de la dirección de proyectos profesionalizada, en especial con su marco referencial a través de su estándar "de facto" a nivel mundial y que se utiliza como metodología practica "A Guide to The Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Esta guía se utiliza como metodología en todo el mundo para la dirección de proyectos y es mi recomendación adherirse a la misma en toda su extensión si verdaderamente queremos realizar una dirección de proyectos profesionalizada. La PYME debe comenzar por estudiar la práctica en la dirección de proyectos y ver de qué manera llevar esto a la realidad de su organización. Por ejemplo analizar las funciones y procesos existentes en su organización y evaluar si los existentes sirven a la misma. Estudiar y mejorar los procesos y tomar medidas concretas respecto de la formación del personal correspondiente ajustado a las nuevas exigencias metodológicas en la dirección de proyectos. En algunas empresas medianas dedicadas especialmente al área de sistemas es sano y conveniente crear una "Oficina de proyectos" que no necesariamente cumpla el rol de una PMO, pero si la de ser una especie de Proto PMO. Cuya función será determinar que metodologías usar para la dirección de proyectos, como capacitar al director de proyectos, como auditar y controlar a los mismos y como brindar apoyo, asistencia y Mentoring a los directores de proyecto. Tendría que establecerse un sistema de control y auditoria de la documentación existente (una rareza en este tipo de organizaciones) , documentación que fuera a la medida de sus necesidades , con los consiguientes procesos de elaboración y aprobación de los planes de proyecto. El reto para la pequeña y mediana empresa es la modernización inteligente de sus procesos que la lleve a la eficiencia, su productividad y la manera de lograrlo es mediante la selección y la ejecución de todo el portfolio de sus proyectos. Estamos viviendo una era donde todo gasto o inversión deben ser altamente productivos, debe general valor, y ese valor deber poder ser visible a la organización. Aquí es donde ponemos foco principalmente en la necesidad de crear metodología de gestión y poner en la práctica las lecciones aprendidas del caso. Esto implica ajustarse a lo que se emana desde el PMI y la consecuente certificación profesional de ser Project Management Professional PMP, es decir una dirección profesional de proyectos. A quienes no solo se les exige el cumplimiento de horas de capacitación y acumular horas de experiencia trabajando en la dirección de proyectos, sino que además debe aprobar un examen que certifica su dominio en la administración de: • Recursos humanos, es decir de todas las personas que se verán involucradas o afectadas directamente por el desarrollo del proyecto. • Las comunicaciones entre todos los involucrados y afectados por el proyecto. • Alcance del proyecto y del producto o servicio que este proyecto denomina "entregable" . • Tiempos y programación del proyecto. • Los costos en que incurrirá este proyecto. • Calidad, tanto en la ejecución de proyecto, como en el producto servicio que se entrega. • Contratos, compras y negociaciones que se requieren para la ejecución de proyecto. • Identificación y captura de riesgos que amenazan el éxito o fracaso de un proyecto. (*) En consecuencia toda PYME debería plantearse la necesidad inicial de capacitar a su personal en esta disciplina basada en principio en las áreas de conocimiento y procesos del PMBOK. Partir desde una metodología como esta es sana y oportuna para una gestión eficiente. Dado que el trabajo de un director de proyectos se ve facilitado con una guía práctica de cómo gestionar los mismos, y explica en detalle, cuales son los procesos, fases, entradas y salidas, herramientas y técnicas que lo ayudaran a cumplir con sus objetivos formando parte de las mejores prácticas del mercado. El director de proyectos está orientado a procesos y resultados. Debe pilotear proyectos de mediana a alta complejidad en un ambiente cambiante, ambiguo e incierto. Se tiende a ver el rol del director de proyectos o PM forzado a cumplir con los planes, cronogramas, y Alcance del mismo en donde todo sería una línea de tiempo y costos. Lo que lo trasformaría en un pensador de tipo lineal y rígido. Es importante utilizar al respecto la innovación en el aprendizaje del Project Management, de manera que se explote no solo una capacitación tradicional sino que se utilicen nuevas técnicas, herramientas y temarios que incluyan áreas de conocimiento o disciplinas claves en el desarrollo profesional. Como recomendación final al respecto a cómo complementar la capacitación de Project Management existen otros dos aspectos importantes que deberían ser tomados muy en cuenta al momento de planificar la capacitación profesional en las PYMES. El primero es conocer, al menos en forma general para luego decidir si es necesario o no un estudio más profundo o quinas una certificación, los marcos referenciales de Calidad. Si bien la Calidad forma parte y se estudia dentro de las áreas de conocimiento del PMBOK, esta es una disciplina tan amplia que requiere un estudio mas sistemático. Es muy importante que los profesionales de las PYMES conozcan los marcos referenciales básicos actuales del mercado y que en muchos casos son de exigencia obligatoria. A titulo de conclusión, muchas pequeñas empresas creen que la planificación estratégica o de largo plazo es algo que deben realizar solo las grandes compañías. Sin embargo se ha demostrado en la práctica que los negocios que sobreviven y prosperan con el tiempo son aquellos que planifican con visión de largo plazo y los que satisfacen las necesidades de sus clientes, ofreciéndoles proyectos o productos acordes con sus necesidades a precios razonables y con entregas conformes al tiempo como tal comprometido. Para lograr esto con eficacia, las organizaciones necesitan capacitarse y demostrar sus aptitudes (conocimiento, profesionalismo y experiencia) y sus ventajas competitivas en el mercado. La formación profesionalizada en la dirección de proyectos debería ser el norte de las PYMES que le permita enfrentar y desarrollar con éxito el complejo y competitivo mercado actual. (*) Lectura complementaria al respecto de la Gestión de Riesgos: Apuntes a la Gestión de Riesgos A cerca del autor: Alejandro J.Román